Để có một thiết kế văn phòng hoàn chỉnh hoàn toàn không dễ. Nó đòi hỏi một sự chuẩn bị và lựa chọn thật kỹ lưỡng. Nhằm tránh tối đa thiếu sót cho việc sử dụng, hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí trong quá trình thi công. Đặc biệt hơn hết là phải vừa đảm bảo công năng sử dụng, vừa bảo đảm thể hiện văn hoá doanh nghiệp. Xây dựng hình ảnh văn hoá doanh nghiệp qua không gian làm việc.

Để bảo đảm đạt tối đa các yếu tố trên, chủ đầu tư cần chuẩn bị gì cho việc thiết kế nội thất văn phòng.

Các bước cơ bản cần quan tâm và chuẩn bị sau:

1- Chuẩn bị, tập hợp thông tin nội bộ và tổng hợp lại nhu cầu bạn cần sử dụng cho văn phòng. Yếu tố này có thể dựa trên sơ đồ tổ chức công ty, phân bổ phòng ban và số lượng nhân viên cần cho mỗi bộ phận. Từ đó tổng kết ra số lượng nhân viên cho toàn bộ văn phòng của bạn. Từ số lượng nhân viên và bộ phận phòng ban cần bố trí, bạn có thể tính toán sơ lược diện tích văn phòng mà công ty cần sử dụng.

Nhu cầu sử dụng cũng cần được xác định cho thời gian ngăn hạn (3 năm) và dài hạn (5 năm trở lên). Nếu thời gian sử dụng dài bạn cần tính toán cho sự phát triển, tăng trưởng nhân sự trong tương lai.

Mặt bằng tổng thể văn phòng

2- Sau khi xác định diện tích cần sử dụng, nhà đầu tư cần tìm kiếm mặt bằng phù hợp với nhu cầu cần sử dụng và ngân sách cho phép.

3- Xác định phong cách chung, màu sắc chính nhà đầu tư muốn sử dụng cho văn phòng. Không gian văn phòng chính là nơi thể hiện hình ảnh thương hiệu, văn hoá- hoạt động của từng doanh nghiệp. Chính vì vậy việc xác định phong cách làm việc chung là vô cùng quan trọng. Bởi phong cách làm việc mở, thường xuyên tương cách giữa các bộ phận. Hay phong cách làm việc độc lập, không cố định và mang tính năng động- cần sự thoải mái… sẽ ảnh hưởng đến định hướng và phong cách thiết kế cũng như cách bố trí của nội thất văn phòng rất nhiều.

Phòng tư vấn- công ty tư vấn du học IDP- HCM

4- Có được mặt bằng, xác định được phong cách thiết kế chung cho văn phòng. Việc quan trọng tiếp theo là nhà đầu tư cần tìm kiếm 1 đơn vị thiết kế nội thất phù hợp với các tiêu chí mà nhà đầu tư đang cần. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với nhà đầu tư. Bởi đơn vị thiết kế nội thất văn phòng thì rất nhiều. Nhưng để tìm kiếm một đơn vị phù hợp thoả các yêu cầu của nhà đầu tư, có kinh nghiệm để giúp nhà đầu tư định hình phonng cách chung cho không gian văn phòng. Giúp nhà đầu tư biến không gian văn phòng trở thành nơi thể hiện hình ảnh doanh nghiệp. Tạo thêm động lực và sự tự tôn của nhân viên về nơi mà họ gắn bó.

4 bước chuẩn bị cơ bản cho việc thiết kế nội thất văn phòng có lẻ rất đơn giản. Nhưng thực tế là cả một quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng và mất khá nhiều thời gian. Tuy nhiên nó sẽ giúp nhà đầu tư rút ngắn được thời gian cho việc thiết kế, đáp ứng được công năng sử dụng. Góp phần nân cao hơn hình ảnh thương hiệu công ty qua không gian làm việc. Và có mức chi phí đầu tư phù hợp.